Etape 2 Identifier les facteurs nécessaires pour créer un contexte positif pour l'utilisation de l'Internet dans votre organisation.
Cette section vous présente des outils pour discuter de la mission et de la fonction de votre organisation et pour examiner comment l'information est utilisée. En observant la manière dont votre organisation utilise l'information pour atteindre ses buts, vous comprendrez la pertinence des différents types d'information et des processus suivis pour l'obtenir et la transmettre. Cela vous aidera à planifier la manière dont l'Internet peut améliorer ces processus. L'information est un aspect important d'un travail quel qu'il soit. L'agriculteur doit connaître les prix actuels et la disponibilité de produits spécifiques pour décider de ce qu'il veut cultiver et envoyer sur le marché. Le PDG d'une entreprise doit être au courant des activités des concurrents, des nouvelles manières de fabriquer et d'écouler les produits, du prix que payent les clients et de ce qui se vend bien et moins bien. Le professeur de l'université doit rester en contact avec les collègues et connaître la recherche qui est faite dans son domaine. Et, tel que vous le verrez, HEALTHLINK 2000 doit se maintenir au courant des progrès scientifiques et politiques, des nouvelles possibilités de financement et des initiatives prises par des organisations partenaires. Toute cette information peut être transmise via l'Internet. Vue générale: Faire une évaluation de l'utilisation de l'information dans votre organisation En faisant cette évaluation axée sur l'information, vous exécuterez une série d'exercices. Ces exercices sont un point de départ pour vous aider à définir le but ou la mission de votre organisation, analyser la manière dont elle utilise l'information et poser les bases de l'élaboration d'un plan d'action de l'Internet. L'analyse de l'utilisation de l'information ici à l'Etape 2, vous montrera clairement la relation entre le but de votre organisation ou entreprise, le type d'information et les raisons pour lesquelles vous l'utilisez. Par la suite, vous déterminerez les applications de l'Internet qui répondent le mieux à ces besoins. Voici ce que vous ferez dans ces exercices: 1. Définir brièvement (20 à 30 mots) l'objectif ou la mission de votre organisation. (Si votre organisation a déjà un tel énoncé, utilisez-le plutôt que d'en créer un nouveau.) Vous ferez le rapprochement entre la manière dont votre organisation utilise l'information et ses objectifs. 2. Identifier comment et avec qui vous partagerez l'information pour atteindre l'objectif de votre organisation. 3. Identifier l'information que vous partagerez avec vos publics cibles et pourquoi vous la partagez. Les fiches de travail pour créer votre propre analyse sur l'utilisation de l'information se trouvent dans les Annexes. Vous - en collaboration avec d'autres personnes de l'organisation si c'est possible - devez réfléchir aux questions sur les fiches de travail en utilisant HEALTHLINK 2000 comme guide. Lorsque vous élaborez la première version de ces fiches de travail vous-même, ou avec d'autres, rappelez-vous de vérifier que toutes les personnes dans l'organisation, à tous les niveaux, sont d'accord avec vos réponses.
Quel est le but de votre organisation? La manière dont votre organisation ou entreprise utilise l'information est naturellement reliée à ce que fait votre organisation. Certaines organisations ont déjà élaboré ce que l'on appelle des énoncés de mission, des énoncés de vision ou des énoncés de but. Que fait votre organisation? Quels sont ses objectifs? Voir l'encadré à la page suivante pour les énoncés d'autres organisations et les fiches remplies de la page suivante de l'énoncé d'HEALTHLINK 2000. Comme pour tous les exercices de ce manuel, une fiche de travail remplie pour HEALTHLINK 2000 est incluse dans le texte principal et une fiche vierge que vous pouvez photocopier et remplir est donnée dans les Annexes. Exercice 1: Décrire l'énoncé du but de votre organisation Ecrivez une phrase (20 à 30 mots maximum) décrivant le but de votre société ou organisation sur la fiche de travail sur l'Enoncé du but de l'organisation. Une version en blanc est donnée à la page XX.
(Pour un exemplaire en blanc de
cette fiche de travail, voir
Avec qui partagez-vous l'information? Peu importe que vous cherchiez des idées sur la manière d'améliorer votre programme ou si vous voulez envoyer des propositions de financement à d'éventuels bailleurs de fonds, chaque organisation a des endroits et des gens spécifiques ou certains types d'endroits ou de gens avec lesquels elle partage régulièrement l'information. Pour élaborer une analyse complète sur l'utilisation de l'information, il est bon de réfléchir aux organisations et aux personnes avec lesquelles vous partagez l'information. Voici les questions importantes:
Exercice 2: Partage de l'information Remplissez les fiches de travail suivantes de Partage de l'information - Donner de l'information et Recevoir de l'information - pour votre organisation. Il est important d'inclure le type général d'organisation avec laquelle vous partagez l'information (par exemple, bibliothèques ou organismes publics). Si vous avez le temps, mentionnez également les endroits spécifiques qui entrent dans ces catégories (par exemple, sous "bibliothèques," vous pourriez donner les noms de bibliothèques que vous accédez régulièrement ou sous "autres organisations," vous pourriez mentionner les organisations ou groupes particuliers avec lesquels vous travaillez régulièrement). Les deux pages suivantes vous montrent comment le personnel d'HEALTHLINK 2000 utilise les fiches de travail pour déterminer comment il donne et il reçoit l'information. Des fiches de travail en blanc sont données en Annexes.
(Pour un exemplaire en blanc de cette fiche de travail, voir annex 4, Partage de l'information--Donner de l'information)
(Pour un exemplaire en blanc de cette fiche de travail, voir annex 5, Partage de l'information--Recevoir de l'information)
Quelle est l'information que vous donnez et que vous recevez—et pourquoi? Pour compléter cette analyse sur l'utilisation de l'information, vous devez examiner deux autres facteurs importants : 1) pourquoi vous donnez une information à l'organisation ou à la personne spécifiques et 2) quelle information vous lui donnez. HEALTHLINK 2000 considère que sa population cible et ses sources de financement sont les deux groupes les plus importants auxquels il donne de l'information. Les deux endroits les plus importants dont il reçoit de l'information sont les experts du domaine et les bibliothèques. Dans l'Analyse suivante de l'utilisation de l'information, HEALTHLINK 2000 a analysé son information donnée au groupe cible et l'information reçue des experts dans le domaine de l'éducation sanitaire. HEALTHLINK 2000 devrait remplir les fiches analogues pour les autres publics primaires identifiés sur les deux fiches de travail de Partage de l'information. A l'évidence, il existe un plus grand nombre de facteurs concernés lorsqu'on utilise l'information que le simple qui, quoi et pourquoi - tout fait partie de l'image d'ensemble en partant de la manière dont vous donnez ou recevez de l'information (par téléphone? dans les publications? en faisant des recherches dans les bases de données?) à quand vous donnez ou recevez de l'information (tous les jours? une fois par an?). Mais le qui, quoi et pourquoi représentent les questions fondamentales auxquelles il faut répondre pour déterminer les directions appropriées de l'utilisation de l'Internet. L'Internet lui-même sera une manière de changer le "comment" de l'échange de l'information. Exercice 3: Analyse de l'utilisation de l'information Remplissez les fiches de travail d'Analyse de l'utilisation de l'information pour chacun des grands objectifs de votre organisation et pour les sources principales d'information afin d'obtenir une analyse aussi complète que possible. Une autre manière de se pencher sur la question "Pourquoi l'information est-elle nécessaire?" est de réfléchir aux utilisations qu'on fera de l'information. Quel est le résultat final que cette information aidera à atteindre?
(Pour un exemplaire en blanc de cette fiche de travail, voir annex 6, Analyse de l'utilisation de l'information--Donner de l'information)
(Pour un exemplaire en blanc de cette fiche de travail, voir annex 7, Analyse de l'utilisation de l'information--Recevoir de l'information)
Etes-vous prêt pour la prochaine étape? Si vous avez réalisé les divers stades de l'exercice de l'Etape 2, vous aurez rempli l'analyse de l'utilisation de l'information. Ces exercices vous ont encouragé à réfléchir à l'information que vous partagez et avec qui vous la partagez, aussi bien comme transmetteur que récepteur. Dans l'Etape 3, vous envisagerez les aspects techniques nécessaires pour que votre organisation puisse se connecter à l'Internet. La compréhension de vos besoins d'information vous aidera à recommander l'achat du service et de l'équipement approprié pour l'Internet - pas de trop pour que vous n'ayez pas à dépenser plus d'argent que nécessaire mais suffisamment pour ne pas surcharger les systèmes informatiques et électriques de votre organisation. |
