Chủ Nhân Xí Nghiệp Nhỏ Và
Sự Thích Nghi Hợp Lý
Dẫn nhập
Luật Người Mỹ Có Khuyết Tật (ADA) đòi hỏi chủ nhân có 15 nhân viên hay nhiều hơn, phải cung cấp những thích nghi hợp lý cho những cá nhân có khuyết tật, ngoại trừ việc đó sẽ gây ra khó khăn quá đáng. Thích nghi hợp lý là bất cứ thay đổi nào trong môi trường làm việc hoặc cách thức làm việc, nhằm giúp người có khuyết tật được thoải mái trong cơ hội làm việc bình đẳng. Có ba loại “thích nghi hợp lý”:
thay đổi thủ tục nộp đơn xin việc
thay đổi môi trường làm việc, hoặc cách thức công việc được thực hiện một cách thông thường
thay đổi nhằm giúp nhân viên có khuyết tật hưởng những phúc lợi đồng đều và những đặc quyền làm việc (chẳng hạn tham dự việc huấn nghệ).
Dù nhiều người có khuyết tật có thể xin việc hoặc làm việc mà không cần những thích nghi hợp lý, nhưng có những trở ngại tại sở làm khiến những người khác khó có thể làm việc nếu không có một vài những thích nghi hợp lý. Những trở ngại này có thể là những chướng ngại vật chất (như cơ sở không ra vào dễ dàng hoặc dụng cụ không sử dụng dễ dàng), hoặc những thủ tục hoặc quy luật (như quy luật về cách làm việc, giờ giải lao, hoặc động tác làm việc). Thích nghi hợp lý nhằm tháo bỏ những trở ngại tại nơi làm việc cho những cá nhân có khuyết tật.
Bản hướng dẫn này nhằm đáp ứng những vấn đề then chốt liên quan đến những thích nghi hợp lý cho những chủ nhân xí nghiệp nhỏ. Nó cắt nghĩa bổn phận của cả chủ nhân lẫn cá nhân có khuyết tật, và duyệt lại những giới hạn mà chủ nhân phải làm nhằm cung ứng những thích nghi hợp lý.
Bản hướng dẫn này dựa trên bản Nguyên Tắc Thi Hành của Uûy Ban Cơ Hội Làm Việc Bình Đẳng về Thích Nghi Hợp Lý Và Sự Khó Khăn Quá Đáng Theo Luật ADA. Chủ nhân xí nghiệp nhỏ muốn biết thêm về thích nghi hợp lý và khó khăn quá đáng nên gọi số 1-800-669-3362 để xin miễn phí bản Nguyên Tắc Thi Hành, hoặc coi nội dung tại trang web của EEOC, địa chỉ www.eeoc.gov.
Yêu Cầu Những Thích Nghi Hợp Lý
Một cá nhân phải xin sự thích nghi hợp lý ra sao?
Người đó phải cho chủ nhân biết rằng mình cần một sự điều chỉnh hoặc thay đổi tại sở làm vì lý do sức khỏe. Người đó có thể dùng “tiếng Anh bình thường” mà không cần phải đả động đến luật ADA hoặc dùng tới từ “thích nghi hợp lý.” Xin thích nghi hợp lý không cần phải viết ra giấy, dù chủ nhân có thể muốn có giấy tờ xác nhận sự yêu cầu.
Sau khi nhận được sự yêu cầu thích nghi hợp lý, chủ nhân phải làm gì?
Khi sự khuyết tật và/hoặc nhu cầu thích nghi không hiển nhiên, chủ nhân có thể yêu cầu cá nhân đó xuất trình chứng thư hợp lý về tình trạng khuyết tật và giới hạn chức năng.
Chủ nhân và nhân viên có khuyết tật nên trao đổi thân mật với nhau để làm sáng tỏ những nhu cầu cá nhân và nhận diện sự thích nghi hợp lý thích đáng. Chủ nhân có thể hỏi nhân viên những câu hỏi nhằm đưa đến quyết định dựa trên các thông tin đầy đủ về yêu cầu, kể cả việc hỏi xem loại thích nghi hợp lý nào nhân viên cần.
Có rất nhiều tài nguyên công và tư giúp ích cho chủ nhân và nhân viên có khuyết tật không rành những thích nghi có thể có. (Xin xem phần Phụ lục bản hướng dẫn này có ghi những tài nguyên giúp nhận diện những thích nghi hợp lý.)
Chủ nhân có phải cung ứng thích nghi hợp lý mà nhân viên muốn không?
Chủ nhân có thể chọn trong số những thích nghi hợp lý, miễn là hiệu nghiệm (thí dụ dời bỏ hàng rào tại nơi làm việc được nêu ra). Chủ nhân có thể đề nghị giải pháp thay thế về thích nghi hợp lý để dời bỏ hàng rào tại nơi làm việc được đặt thành vấn đề. Nếu có hai giải pháp về thích nghi hợp lý, và một giải pháp thì tốn kém hơn hoặc khó thực hiện hơn, chủ nhân có thể chọn giải pháp ít tốn kém hơn hoặc dễ thực hiện hơn, miễn là nó hiệu nghiệm.
Chủ nhân phải đáp ứng sự yêu cầu thích nghi hợp lý nhanh như thế nào?
Chủ nhân nên đáp ứng nhanh chóng yêu cầu thích nghi hợp lý. Nếu chủ nhân và một cá nhân có khuyết tật cần phải trao đổi qua lại thì việc này cũng nên tiến hành càng nhanh càng tốt. Tương tự như vậy, chủ nhân cũng nên hành động nhanh chóng để cung ứng thích nghi hợp lý.
Những Loại Thích Nghi Hợp Lý
Có nhiều loại thích nghi hợp lý khác nhau. Sau đây là một số loại.
Tái cấu trúc một công việc có phải là thích nghi hợp lý không?
Có. Điều này gồm: (1) chuyển trách nhiệm cho những nhân viên khác làm những phần việc nhỏ mà nhân viên có khuyết tật không làm được; và (2) đổi giờ giấc và/hoặc phần việc phải làm. Nếu nhân viên không thể làm phần việc nhỏ vì có khuyết tật, chủ nhân có thể đòi nhân viên đó làm phần việc nhỏ khác thay thế.
Cho nghỉ phép nhằm tạo dễ dàng cho nhân viên có khuyết tật có phải là một hình thức thích nghi hợp lý không?
Có. Cho nhân viên nghỉ phép không lương là một hình thức thích nghi hợp lý nếu điều này không tạo khó khăn quá đáng. Tuy nhiên, chủ nhân không phải cho nghỉ phép thêm có lương so với những nhân viên khác.
Chủ nhân có thể áp dụng chính sách nghỉ phép “không lỗi”, là chính sách tự động sa thải nhân viên sau khi họ đã nghỉ trong một thời hạn nào đó, đối với nhân viên có khuyết tật cần nghỉ thêm không?
Nếu một nhân viên có khuyết tật cần nghỉ không lương thêm như một sự thích nghi hợp lý thì chủ nhân phải cho nhân viên nghỉ thêm, dù trong sở có chính sách “không lỗi”. Tuy nhiên chủ nhân không cần phải cho nghỉ nếu (1) có thể cung cấp một thích nghi hữu hiệu cho phép một người tiếp tục làm việc, hoặc (2) có thể chứng minh rằng cho nghỉ phép thêm sẽ gây nên sự khó khăn quá đáng.
Khi một nhân viên xin nghỉ như một thích nghi hợp lý, chủ nhân có thể cung cấp sự thích nghi để buộc đương sự tiếp tục làm việc không?
Có thể, nếu sự thích nghi hợp lý do chủ nhân đề nghị hiệu nghiệm mà nhân viên không phải nghỉ phép. Do đó, chủ nhân có thể cắt đặt lại những phần việc nhỏ hoặc thuyên chuyển tạm, thay vì cho nghỉ phép, nếu như nhân viên vẫn có thể đối phó với nhu cầu y tế của mình.
Đổi giờ làm việc hoặc chuyển sang bán thời gian có phải là thích nghi hợp lý không?
Phải, nếu không gây khó khăn quá đáng. Đổi giờ giấc làm việc có thể là điều chỉnh giờ đến và giờ rời sở, thỉnh thoảng cho nghỉ giải lao, thay đổi một số phần việc, cho phép nhân viên sử dụng ngày nghỉ có lương đã được tích lũy, hoặc cho thêm ngày nghỉ không lương.
Biến chế chính sách trong sở vì khuyết tật của nhân viên có phải là thích nghi hợp lý không?
Phải. Thí dụ, cho nhân viên nghỉ phép hoặc điều chỉnh giờ làm việc nhằm thể hiện thích nghi hợp lý, có thể buộc phải thay đổi thủ tục, chính sách nghỉ phép hoặc đi làm. Tuy nhiên, thích nghi hợp lý chỉ đòi hỏi chủ nhân biến chế chính sách áp dụng cho nhân viên có khuyết tật. Chủ nhân có thể tiếp tục áp dụng chính sách cũ cho tất cả nhân viên khác.
Chủ nhân có phải chỉ định tới một vị trí trống cho nhân viên không còn đảm trách được phần việc của mình vì lý do khuyết tật không?
Có, ngoại trừ chủ nhân có thể chứng minh là làm vậy sẽ gây ra sự khó khăn quá đáng. Những tiêu chuẩn sau đây áp dụng cho việc chỉ định:
Nhân viên phải “đủ khả năng” cho vị trí mới. Có nghĩa là đương sự: (1) đủ kỹ năng, kinh nghiệm, học vấn, và những đòi hỏi liên quan đến vị trí mới, và (2) có thể đảm nhiệm những phần việc chính trong vị trí mới mà không cần có hay không có những thích nghi hợp lý. Chủ nhân không phải giúp cho nhân viên trở thành người có khả năng cho vị trí mới.
Chủ nhân không phải gạt những nhân viên khác ra hoặc phải tạo ra một vị trí mới. Chủ nhân cũng không phải thăng chức cho nhân viên.
Việc tái chỉ định phải rơi vào một vị trí có lương hoặc quy chế tương đương với vị trí trước đây, hoặc càng sát lương và quy chế càng hay nếu như không có vị trị trống tương đương.
Thay đổi cấp chỉ huy của một người có phải là thích nghi hợp lý không?
Không. Tuy nhiên Luật ADA có thể đòi hỏi thay đổi phương pháp chỉ huy, chẳng hạn thể thức truyền lệnh, như một hình thức thích nghi hợp lý.
Những Vấn Đề Thích Nghi Hợp Lý Khác
Có những điều không được coi là thích nghi hợp lý và do đó không đòi hỏi phải làm không?
Chủ nhân không phải hủy bỏ trách nhiệm của công việc chính.
Chủ nhân không phải hạ thấp tiêu chuẩn sản xuất áp dụng cho tất cả nhân viên, dù rằng phải cung cấp thích nghi hợp lý để giúp cho nhân viên có khuyết tật đạt được tiêu chuẩn.
Chủ nhân không phải cung cấp những vật dụng cá nhân, chẳng hạn như chân giả, xe lăn, mắt kiến, máy nghe, hoặc thiết bị tương tự.
Chủ nhân không bao giờ phải bỏ qua cho sự vi phạm quy luật hạnh kiểm được áp dụng đồng đều liên quan đến công việc và phù hợp với nhu cầu của thương nghiệp. Điều này có nghĩa là, ví dụ như, chủ nhân không phải tha thứ bạo động, đe dọa bạo động, đánh cắp hoặc phá hoại tài sản. Chủ nhân có thể thi hành kỷ luật một nhân viên có khuyết tật vi phạm những lỗi vừa kể, miễn là các nhân viên không khuyết tật cũng bị áp dụng các kỷ luật tương tự.
Chủ nhân có thể nói cho các nhân viên khác biết là có người nhận được thích nghi hợp lý không?
Không, bởi vì nếu nói ra như vậy giống như đã tiết lộ sự khuyết tật của nhân viên. Luật ADA cấm rõ ràng sự tiết lộ thông tin về sức khỏe của nhân viên ngoại trừ một vài trường hợp hạn chế, trong đó cho phép tiết lộ với các đồng nghiệp.
Chủ nhân lẽ dĩ nhiên phải trả lời câu hỏi của nhân viên về điểm tại sao một đồng nghiệp được đối xử "khác biệt" hoặc "ưu đãi" bằng cách nhấn mạnh chính sách giúp đỡ bất kỳ nhân viên nào gập những khó khăn trong sở làm. Chủ nhân cũng nên vạch ra những vấn đề của sở làm mà nhân viên phải đối phó có tính cách cá nhân, do đó, chính sách của chủ nhân là tôn trọng sự riêng tư của cá nhân. Chủ nhân có thể giải thích điều này một cách hữu hiệu bằng cách đoan chắc với người đặt câu hỏi là những việc riêng tư của đương sự cũng sẽ được tôn trọng tương tự trong trường hợp đương sự thấy cần phải yêu cầu chủ nhân thay đổi điều gì đó tại sở làm vì những lý do cá nhân của mình. Chủ nhân cũng nên cho tất cả nhân viên biết về những luật khác nhau đòi hỏi chủ nhân phải đáp ứng một vài những nhu cầu của nhân viên (chẳng hạn luật ADA và luật Nghỉ Phép Gia Cảnh và Nghỉ Bệnh) đồng thời đòi hỏi phải bảo vệ sự riêng tư của nhân viên.
Chủ nhân có thể hỏi nhân viên có khuyết tật có cần thích nghi hợp lý không khi nhân viên chưa có lời yêu cầu?
Nếu chủ nhân biết một nhân viên có khuyết tật, chủ nhân có thể hỏi xem đương sự có cần thích nghi hợp lý không, khi tin rằng nhân viên đó có thể cần sự thích nghi. Chủ nhân cũng có thể hỏi nhân viên mang khuyết tật đang bị kém năng suất hoặc có hạnh kiểm xấu, xem đương sự có cần thích nghi hợp lý hay không.
Khó Khăn Quá Đáng:
Giới Hạn Khi Cung Ưùng Thích Nghi Hợp Lý
Chủ nhân không bao giờ phải cung ứng bất cứ thích nghi hợp lý nào gây ra sự khó khăn quá đáng, có nghĩa là trở ngại hoặc tốn kém ghê gớm. Khó khăn quá đáng không phải chỉ vì tài chánh, mà vì quá lớn lao và gây phiền phức quá đáng, hoặc vì có thể thay đổi bản chất hoặc hoạt động xí nghiệp.
Mỗi yêu cầu về thích nghi hợp lý nên được đánh giá riêng biệt để xác định xem có tạo một khó khăn quá đáng hay không, trong đó nên tính đến:
Nếu tốn kém là vấn đề, chủ nhân nên tìm hiểu xem có cơ quan nào bên ngoài có thể giúp tài trợ cả phần hoặc một phần cho sự thích nghi, chẳng hạn một cơ quan phục hồi của tiểu bang. Ngoài ra, chủ nhân cũng nên tìm hiểu xem chi phí cung cấp sự thích nghi có được trừ hoặc giảm thuế hay không. Chủ nhân, vì phần chi phí nhằm tạo thích nghi gây ra sự khó khăn quá đáng, cũng có thể hỏi cá nhân mang khuyết tật xem đương sự có thể trả được phần sai biệt hay không.
Chủ nhân không thể nại khó khăn quá đáng dựa trên sự sợ hãi hoặc thành kiến của nhân viên (hoặc khách hàng), hoặc nói rằng cung cấp thích nghi hợp lý có thể gây ra ảnh hưởng tiêu cực cho tinh thần nhân viên. Tuy nhiên, chủ nhân có thể nại lý do khó khăn quá đáng nếu thích nghi hợp lý có thể gây rối quá đáng cho khả năng làm việc của các nhân viên khác.
Chủ nhân có phải thay đổi giờ làm việc cho một một nhân viên có khuyết tật nếu làm như vậy năng suất của những nhân viên khác kém đi hay không?
Không. Nếu thay đổi giờ làm việc của một nhân viên (hoặc cho nhân viên đó nghỉ phép) có thể làm năng suất các nhân viên khác kém đi,thì sự gián đoạn đáng kể cho công việc điều hành của chủ nhân đó trở thành một sự khó khăn quá đáng.
Khi một nhân viên không cho biết đúng ngày trở lại làm việc thì chủ nhân có thể từ chối không cho nghỉ phép không?
Trong một vài trường hợp, nhân viên chỉ có thể cho biết ngày phỏng định trở lại làm việc vì việc điều trị và tĩnh dưỡng không thể lúc nào cũng biết trước được thời khóa biểu chính xác. Nếu chủ nhân có thể chứng minh được việc không cho biết đích xác ngày trở lại làm việc sẽ gây ra khó khăn quá đáng thì có thể từ chối cho nghỉ phép. Nếu chủ nhân không tính toán được công việc vì ngày trở lại của nhân viên chưa dứt khoát, mà cũng không thay thế luôn được vị trí đó, thì đây được kể là khó khăn quá đáng. Trong những hoàn cảnh khác, chủ nhân có thể uyển chuyển.
PHỤ LỤC
Những Tài Nguyên Giúp Tìm Những Thích Nghi Hợp Lý:
Uûy Ban Cơ Hội Làm Việc Bình Đẳng (EEOC)
1-800-669-3362 (Nói) 1-800-800-3302 (Cho người điếc)
Trung tâm Ấn Phẩm của EEOC có nhiều tài liệu miễn phí về những điều trong Khoản I luật ADA, kể cả hai đạo luật, 42 U.S.C. § 12101 và tiếp theo (1994), và những luật lệ, 29 C.F.R. § 1630 (1997). Ngoài ra, EEOC đã phát hành rất nhiều những tin tức căn bản về thích nghi hợp lý và khó khăn quá đáng. Hai nguồn tài liệu có tính cách dẫn giảng là: (1) Tài liệu dẫn giàng đi kèm với luật lệ Khoản I (cũng được gọi là "Phụ Lục" cho luật lệ), 29 C.F.R pt. 1630 app. §§ 1630.2(o), (p), 1630.9 (1997), và (2) Cẩm nang Trợ Giúp Kỹ Thuật về Những Điều khoản Việc làm (Khoản I) của Luật Những Người Mỹ Mang Khuyết tật III, Cẩm nang 8 FEP (BNA) 405:6981, 6998-7018 (1992). Cuốn cẩm nang gồm cả Danh mục Tài nguyên 200 trang, kể cả những cơ quan liên bang và tiểu bang, những cơ quan phục hồi (họ có thể trả một phần/toàn bộ chi phí cho một vài thích nghi hợp lý), và những tổ chức khuyết tật mà họ có thể giúp nhận diện và kiếm ra những thích nghi hợp lý.
EEOC cũng đã thảo luận những vấn đề liên quan đến thích nghi hợp lý trong những sách hướng dẫn và tài liệu sau đây: (1) Hướng dẫn Thực thi: Những vấn đề liên hệ đến khuyết tật trước khi tuyển dụng và Những Khám nghiệm Sức khỏe tại 5, 6-8, 20, 21-22, Cẩm nang 8 FEP (BNA) 405:7191, 7192-94, 7201 (1995); (2) Hướng dẫn Thực thi: Bồi thường Công nhân và luật ADA tại 15-20, Cẩm nang 8 FEP (BNA) 405:7391, 7398-7401 (1996); (3) Hướng dẫn Thực thi: Luật Những Người Mỹ Mang Khuyết Tật và Khuyết tật Tâm thần tại 19-28, Cẩm nang 8 FEP (BNA) 405:7461, 7470-76 (1997); và (4) Tờ Sự kiện về Luật Nghỉ Gia Cảnh Và Nghỉ Bệnh, Luật Người Mỹ Mang Khuyết Tật, và Khoản VII của Luật Dân Quyền 1964 tại 6-9 Cẩm nang 8 FEP (BNA) 405:7371, 7374-76 (1996)
Sau rốt, EEOC có một bích chương mà chủ nhân và nghiệp đoàn lao động có thể sử dụng để chấp hành đòi hỏi về niêm yêtù của luật ADA.
Tất cả những tài liệu ghi trên, ngoại trừ cuốn Cẩm Nang Trợ Giúp Kỹ Thuật và Danh Mục Tài Nguyên của ADA, và bảng treo tường, có sẵn trong mạng Internet tại địa chỉ http://www.eeoc.gov.
Bộ Lao Động Hoa Kỳ
(Để lấy thông tin về Luật Nghỉ Phép Gia Cảnh Và Nghỉ Bệnh)
Để xin tài liệu viết: 1-800-959-3652 (nói) 1-800-326-2577 (cho người điếc)
Để đặt câu hỏi: (202) 219-8412 (nói)
Sở Thuế Vụ
(Để lấy tin tức về việc trừ và giảm thuế vì cung ứng một vài thích nghi hợp lý)
(202) 622-6060 (nói)
Hệ Thống Thích Nghi Trong Công Việc (JAN)
1-800-232-9675 (nói/cho người mù)
http://janweb.icdi.wvu.edu/.
Đây là một dịch vụ Ủy ban của Tổng Thống về Việc Làm của Người Mang Khuyết tật. JAN có thể cung cấp những tin tức, miễn phí, về nhiều loại thích nghi hợp lý.
Trung Tâm Trợ Giúp Kỹ Thuật về Khuyết tật và Thương Nghiệp ADA (DBTAC)
1-800-949-4232 (nói/người điếc)
Cơ quan DBTAC gồm có 10 Trung tâm vùng do liên bang tài trợ, chuyên cung cấp tin tức, huấn luyện, và trợ giúp kỹ thuật theo luật ADA. Mỗi trung tâm hợp tác với thương nghiệp địa phương, các hệ thống khuyết tật, chính phủ, phục hồi và chuyên nghiệp khác nhằm cung cấp các tin tức hiện hành và trợ giúp theo luật ADA, và đặc biệt đặt nặng vào việc đáp ứng những nhu cầu của xí nghiệp nhỏ. DBTAC có thể giới thiệu những phương thích chuyên ngành địa phương về thích nghi hợp lý.
Cơ sở Đăng Ký Thông Dịch Viên Cho Người Điếc
(301) 608-0050 (nói/cho người điếc)
Cơ sở này có những tin tức giúp tìm kiếm và sử dụng những dịch vụ thông dịch và chuyển ngữ.
Dự án Trợ Giúp Kỹ thuật RESNA
(703) 524-6686 (Nói) (703) 524-6639 (cho người điếc)
http://www.resna.org/hometa1.htm
RESNA, Hội Kỹ thuật Phục hồi và Công nghệ Trợ Giúp của Bắc Mỹ, có thể giới thiệu những cá nhân vào các dự án trên tất cả 50 tiểu bang và sáu lãnh tho, cống hiến sự trợ giúp chuyên môn về các dịch vụ liên hệ đến công nghệ cho các cá nhân mang khuyết tật. Những dịch vụ có thể gồm có:
Tháng Ba, 1999 EEOC-SERA/V